Regulamin świadczenia usług serwisowych

ROOT Rafał Kopczyk

§ 1. Słowniczek pojęć

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Serwis: ROOT Rafał Kopczyk z siedzibą przy ul. Armii Krajowej 12/34, 42-600 Tarnowskie Góry.
2. Klient: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zlecająca Serwisowi wykonanie Usługi.
3. Sprzęt: dostarczone przez Klienta urządzenie elektroniczne (np. laptop, komputer PC, smartfon).
4. System CRM: wewnętrzny, elektroniczny system zarządzania relacjami z klientami oraz obsługi zgłoszeń serwisowych, w którym rejestrowana jest cała historia naprawy.
5. Aplikacja (status.serwisroot.pl): dedykowana dla Klienta strona internetowa, za pośrednictwem której może on na bieżąco monitorować status zlecenia, koszty oraz przewidywaną datę zakończenia naprawy.
6. Rewers Elektroniczny: cyfrowe potwierdzenie przyjęcia Sprzętu do Serwisu, generowane w Systemie CRM i podpisywane przez Klienta na urządzeniu ekranowym Serwisu.
7. Oświadczenie o Statusie Prawnym: cyfrowy lub papierowy dokument, w którym Klient deklaruje pod rygorem odpowiedzialności karnej, że jest prawowitym właścicielem Sprzętu lub posiada pełne prawo do dysponowania nim.

Niniejszy Regulamin określa zasady przyjmowania, realizowania oraz wydawania Sprzętu powierzonego Serwisowi.
Każdy Klient oddający Sprzęt do Serwisu zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem. Oddanie Sprzętu oraz podpisanie Rewersu Elektronicznego jest równoznaczne z akceptacją jego postanowień.

Przyjęcie Sprzętu odbywa się w formie cyfrowej. Po wprowadzeniu zgłoszenia do Systemu CRM, Klient składa podpis na urządzeniu ekranowym Serwisu, co stanowi zatwierdzenie Rewersu Elektronicznego.
Po zatwierdzeniu przyjęcia, Klient otrzymuje automatyczną wiadomość SMS oraz e-mail zawierającą unikalny link do Aplikacji status.serwisroot.pl.
Klient zobowiązany jest podać prawdziwe dane kontaktowe. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie powiadomień w przypadku podania błędnego numeru telefonu lub adresu e-mail.
Klient ma obowiązek zabezpieczyć swoje dane znajdujące się na nośnikach przed oddaniem Sprzętu. Serwis dokłada wszelkich starań, aby dane były bezpieczne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich ewentualną utratę w trakcie procesu testów lub naprawy.
W przypadku zgłoszeń dotyczących usunięcia hasła, kodu blokady, konta użytkownika (np. iCloud, Google) lub jakichkolwiek innych zabezpieczeń systemowych, Klient jest bezwzględnie zobowiązany do podpisania Oświadczenia o Statusie Prawnym Sprzętu. Odmowa podpisania oświadczenia skutkuje natychmiastowym odrzuceniem zlecenia przez Serwis.
Standardowo cała dokumentacja (w tym Rewers Elektroniczny) prowadzona i dostarczana jest w formie cyfrowej. Na wyraźne życzenie Klienta, Serwis może sporządzić i wydać dokumenty w tradycyjnej wersji fizycznej (papierowej).

Diagnoza Sprzętu jest darmowa wyłącznie w dwóch przypadkach:
- Gdy Klient po przedstawieniu wyceny wyrazi zgodę na realizację naprawy w Serwisie,
- Gdy Serwis nie jest w stanie wykonać naprawy z przyczyn technicznych leżących po stronie Serwisu (np. brak specjalistycznego sprzętu diagnostyczno-naprawczego, brak dostępności części zamiennych na rynku itp.).
W przypadku, gdy Klient rezygnuje z naprawy po przedstawieniu diagnozy i wyceny, a naprawa była technologicznie możliwa do wykonania, Klient zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za diagnostykę i wycenę w wysokości 50,00 zł.
Serwis przystępuje do naprawy po uzyskaniu wyraźnej zgody Klienta (ustnej, telefonicznej, SMS, e-mail lub poprzez zatwierdzenie w Systemie CRM).

Serwis dokłada wszelkich starań, aby naprawa została wykonana w możliwie najkrótszym terminie (standardowo od 2 do 7 dni roboczych od akceptacji kosztów). Przewidywana data zakończenia naprawy jest widoczna w Aplikacji status.serwisroot.pl.
W wyjątkowych przypadkach (np. konieczność sprowadzenia unikalnych części) termin ten może ulec wydłużeniu, o czym Klient zostanie poinformowany (bezpośrednio lub poprzez zmianę statusu w Aplikacji).

Klient zawsze otrzymuje oficjalne powiadomienie o zakończeniu naprawy i gotowości Sprzętu do odbioru trzema kanałami jednocześnie: wiadomością SMS, wiadomością e-mail oraz poprzez zmianę statusu na stronie internetowej status.serwisroot.pl.
Warunkiem wydania Sprzętu jest uregulowanie wszelkich należności finansowych wobec Serwisu. Klient nie ma obowiązku okazywania papierowego rewersu (chyba że na własne życzenie zażądał wydruku przy przyjęciu) – weryfikacja następuje na podstawie danych z Systemu CRM i dokumentu tożsamości lub kodu autoryzacyjnego. Na życzenie Klienta po zakończeniu naprawy może zostać wydrukowany papierowy dokument wydania sprzętu.
Klient zobowiązany jest do odbioru Sprzętu w terminie 30 dni od momentu wysłania powiadomienia o gotowości do odbioru.
Od 31. dnia od momentu powiadomienia, w przypadku braku odbioru, Serwis nalicza opłatę za bezumowne magazynowanie sprzętu w wysokości 5 zł za każdy dzień zwłoki.
Jeżeli Sprzęt nie zostanie odebrany w terminie 60 dni od momentu powiadomienia, Serwis uznaje Sprzęt za porzucony przez właściciela w rozumieniu art. 180 Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Serwis ma prawo poddać Sprzęt utylizacji lub zbyć go na poczet pokrycia kosztów naprawy i magazynowania.

Na wykonane usługi naprawcze Serwis udziela gwarancji na okres 2 miesięcy od daty odbioru Sprzętu, o ile nie ustalono inaczej (informacja o okresie gwarancji jest odnotowana w Systemie CRM).
Gwarancja na wymienione podzespoły nowe udzielana jest zgodnie z warunkami producenta lub dystrybutora części.
Gwarancja nie obejmuje uszkodzeń mechanicznych, zalania cieczą, wad oprogramowania powstałych z winy użytkownika oraz sytuacji, w których naruszone zostały plomby gwarancyjne Serwisu.

Administratorem danych osobowych Klienta jest ROOT Rafał Kopczyk, ul. Armii Krajowej 12/34, 42-600 Tarnowskie Góry.
Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy serwisu, obsługi strony internetowej status.serwisroot.pl oraz celów księgowych.
Klient ma prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawiania oraz prawo do żądania zapomnienia (usunięcia danych).
W przypadku zgłoszenia przez Klienta żądania usunięcia danych, pełna anonimizacja w Systemie CRM następuje najwcześniej po upłynięciu okresu gwarancyjnego na wykonaną usługę (oraz ewentualnych terminów wynikających z przepisów podatkowo-księgowych). Do tego czasu Serwis ma prawo przetwarzać dane w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Po tym okresie w bazie pozostaje wyłącznie zanonimizowana historia naprawy (np. zakres prac i numer seryjny urządzenia) bez możliwości powiązania jej z konkretną osobą.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawach konsumenta.
Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania i ma zastosowanie do wszystkich zleceń przyjętych od tego dnia.